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你不是真的会画流程图--PMO&PM必须掌握的绘制业务流程图的标准方法步骤

2022-03-23

作为PMO和PM如果不会绘制业务流程图,那是不可思议的,但是很多人只是了解但是并没有掌握正规的流程图的绘制方法,今天就分享一下业务流程图的绘制步骤和方法,供大家参考。


一、绘制业务流程图

基本的业务流程图包括什么?

1.用户的起点(用户的操作起点)、终点(流程的目标)

2.用户角色(什么样的用户会走这个流程)

3. 信息:从开始到结束,这条数据是怎么跑的?

4. 异常处理:出问题了怎么处理?


单通道流程图:

第一步,要明确用户及其需要完成什么样的事情

第二步,要明确开始和结束分别是什么

第三步,要明确流程的先后顺序,顺序决定了用户体验好不好

第四步,会出现哪些异常,这些异常出现了,要怎么办?

第五步,去优化和调整你的业务流程图

第六步,输出你的流程图,结合自己的工作方式输出到文档里或原型或邮件等等。


复杂的业务流程图: 

常会用到泳道图,可以突出用户操作、后端系统、前端页面之间的逻辑关系,以及如何运作。

一、分析功能的关键逻辑:看都有什么人参与到功能里面,这些人分别扮演了什么角色,分别要做什么事情。不同角色要完成的任务是不一样的。

二、明确用户与任务:明确所有参与用户与系统,系统也作为一个参与角色。这些参与者之间有什么关系,是上下级关系,还是上下游关系。所有参与者,最终的目标是什么?

三、明确开始与结束的路径:每个功能模块中,从哪里开始,到哪里结束,一般开始和结束只有一个,如果结束太多的话,就意味着用户会懵掉。有些功能流程还需要区分一下时间段,比如跑腿业务,它分下单前、下单中、下单后等。

四、确定功能模块与核心路径:有哪些功能模块会参与到这个流程中,流程中核心流向一定要清晰。如果核心流程不清晰,用户一定会懵。

五、不断调整优化流程图顺序,合并异常流程:异常流程考虑清楚,尽可能的细化。

六、合并或拆分流程有依据:先复杂后简单,先加法后减法,把能想到的都梳理出来,然后再调研相关产品,进行合并、分析。

七、画流程图时要注意布局,尽量减少或者避免交叉回路的情况,不仅仅为了美观,更重要的是便于查看。画流程图时尽可能不要有交叉回路,交叉回路太多,还得花精力去找找连接线,容易找错。

遇到有交叉的时候看看布局调整是否可以避免,不行就调整流程的粗细粒度,使用子流程的方式来解决。


二、绘制业务流程图的规范

1、流程图的形状、颜色、字号要统一,每个流程都要有开始和结束,而流程图中只能有一个开始,结束可以有多个,但是最多别超过3个。

2、流程图应该从形状的左端或上端注入,从右端或下端流出,从左到右、从上至下的排列,而且连接线不可以交叉。

3、除了有判断,否则流程图的箭头不可以有回调,而每个判断只有两种结果:是和否。


三、业务流程图的梳理方法总结

"倒推法”梳理流程:

5W2H法,梳理B端业务流程:

流程应当包括5W2H内容:Who、What、Why、Where、When、How to、How much,最终可以通过泳道图等工具一目了然的展现方式展现出来。


1. Who:用户

Who:用户,整个业务流程中所有涉及到的相关方

需要提醒的有如下几点:

不单有客户、商家、可能还会涉及到平台侧的服务人员,如:店小二、撮合员等。

针对B类产品客户、商家可能不仅仅是单一角色,可能还会涉及到多个角色,如:业务员、内勤人员、财务人员,在不同阶段参与人和参与度都不同。

可能会涉及到产品定位以外的人员,比如行政管理人员等。早期可不做深入挖掘,但也需要收集,了解其参与的作用。


2. What:目标

What:目标,即用户需要完成哪些事儿

这可作为后期拆分页面的依据。

针对2C电商类产品,比如:发布商品、选择商品、购买商品、处理订单、配送货品、接收货品等。

针对2B类产品,比如:发布需求、对接需求、签署合同、支付货款、履约交付等。

当然,这些都是用户在业务进行到一定的阶段需要完成的一些相对大一点的阶段性的目标。

这些目标在后续需要进行进一步的细分处理拆解子目标,作为后期切分页面的依据。


3. Why:原因

Why:原因,了解用户为什么需要完成目标

这涉及到设计的流程及页面是否可以进行优化和调整,是否可以从流程上进行节点删除。

梳理业务流程不是简单的照搬,需要分析现有实际场景中各节点的必要性,现有流程是否可以进行优化或者调整,知道原因能够有效的帮你判断。

例如:订单生成后的调整价格,其源头在于用户与商家间的议价行为。如果是一口价流程中,则可以省去此节点。而且,为什么比是什么更重要,仅关注是什么的问题,这是舍本就末。


4. Where:地点

Where:地点,主要说明用户会在什么地点完成目标

地点影响到,你提供给用户完成目标的入口,如:订单处理人员的办公地点多在办公室内,工作环境多数对着PC端,如果仅提供移动端页面就是不符合场景的。

仓库管理人员往往需要盘货,仓库内很可能不能携带手机,也不会坐在PC前,因此其往往提供的是专业的智能终端,如:POS机、码枪等。


5. When:时间

When:时间,主要说明用户会在什么时间完成目标

时间影响到你提供给用户完成目标的交互设计内容等,如:工作时间,用户完成目标可能由于本职工作,需要信息尽可能的详细,甚至对于信息的真实性来源等都有所考虑。

但如果是业余时间,则用户可能没有意愿完成细致工作,简单的移交或者搁置、审批等则是更好的选择。

另外,在视觉设计环节,夜晚使用的页面设计和白天使用的页面设计是不同的,例如微博的夜间模式。


6. How to:如何

How to:如何完成目标

这个过程真正体现了当前场景下用户是如何操作、处理的。

值得一提的是:这个环节需要特别在意用户习惯,需要深刻挖掘用户习惯。

在后续的设计中,最好是要能够契合用户习惯或者能够细微调整它,若无政策要求(行业、企业强制命令),最好不要做大的改变。

例如:很多企业门店的营业员操作工作用电脑的时候,切换信息输入框是通过Tab键来操作的,并且一直的习惯是自上而下,从左往右。

但是新设计页面在右边有很大的鼠标操作按钮,并且进入页面就焦点设置为此处,这样就会改变他们的操作习惯,让用户觉得不适应。

同样,财务人员输入数字通常使用小键盘,如果为了防止出错,交互设计改为鼠标点击数字,也会让用户觉得非常的不适应。


7. How much:代价

How much:完成其目标所需要花费的成本代价

这点是可以打动用户的一个很重要的方面。如果可以把收费升级为免费,把货真价实变成物超所值,或者在等价值的基础上给用户更多的体验,这将是产品的杀手锏。

以上是梳理业务流程需要提搞清楚的相关内容,获取这些信息的方法可以通过:现场调研、用户访谈、场景观察等方法获悉。获悉后,将相关内容分类梳理归集成以上几点内容,可以通过【场景列表】+【泳道图】表现出来。

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