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聊聊PMBOK第七版中的PMO

2022-07-06

本文由项目管理系统整理:整体项目管理都是趋向于敏捷,而PMO除了帮助具体项目“敏捷”,也需要帮助组织“敏捷”起来。这很像指挥一头大象跳舞,虽然体型巨大,但是要灵活轻巧。高度概括来说,加强价值交付;平台组织规范要全面可裁剪;实际监控关注关键计划;人才储备要跟上;组织最佳实践沉淀要准确,推广要及时。

PMO指项目组合、项目集或项目管理办公室。在第7版《PMBOK®指南》中,项目管理办公室(PMO)是一种管理结构,其对与项目相关的治理过程进行标准化,并促进资源、工具、方法论和技术共享。在不同组织之间,甚至在同一组织内部,PMO的特点和功能各不相同,因此,PMBOK第七版在附录中概述了各种PMO的共同属性,并讨论了PMO如何支持项目工作。

与以往最大的不同,PMO首要考虑的是“价值”。处于各种各样的考虑,组织会设立PMO,但都会考虑一项核心受益:改进项目管理。而且,PMO在使工作与战略目标保持一致方面有许多潜在角色(默认就是你的活儿):争取干系人参与和协作、培养人以及实现项目投资的价值。(大白话就是:要把支持项目的人搞的多多的,要为组织持续不断的培养稳定的项目实施人,保证项目规模投资回报符合预期)。

为了达成如上的“价值主张”,PMO可以采用多种形式。了解了组织对PMO的定义(角色和职责),才能更好地讨论PMO能交付的收益(对,说的就是你作为PMO的输出)。

原文:

▶一些PMO可提供项目管理指导,支持项目交付方式保持一致性。这些PMO可以提供良好实践的指南、模板和示例以及培训和教练。标准化的方法和工具有助于呈现各个项目的共同业务状况,并促进做出超越个别项目考虑问题的决策。这种PMO通常存在于刚刚开始改善项目管理能力的组织中。

▶PMO可以为规划活动、风险管理、项目绩效跟踪和类似活动提供项目支持服务。PMO的这种共享服务模式通常存在于具有独立或多元化业务部门的组织中,在为交付提供支持的同时,这些组织希望保持对其项目的更直接控制。

▶PMO可以是部门或业务单元的一部分,并监督项目的组合。监督可包括这样的活动:要求商业论证以便启动项目、分配财务资源和其他资源来交付项目、批准变更项目范围或活动的请求以及类似职能等。此类PMO可对项目进行集中化管理。这种结构存在于开展多个项目的部门,并提供重要战略结果(如IT能力或新产品开发)的组织中。

▶一个组织可能有一个企业级PMO(EPMO),它将组织战略的实施与包括项目集和项目中交付具体结果、变更或产品的项目组合层级投资联系起来。这一结构存在于具有成熟项目管理能力的组织中,这些能力是直接关联的以实现组织战略和广泛的商业目标。

▶具有较为扁平化的结构、以客户为中心的举措和更多使用适应型交付方法的组织,可能会采用敏捷卓越中心(ACoE)或价值交付办公室(VDO)的结构。ACoE/VDO充当着促进者的角色,而非管理或监督职能。它侧重于教练团队,在整个组织内培养敏捷技能和能力,以及辅导发起人和产品负责人更有效地承担这些角色。这种类型的结构出现在更加去中心化的组织中,在这种组织中,团队需要对不断变化的客户需要做出快速响应。

PMO可分为多个层级。例如EPMO可能具有从属的PMO和VDO,它们设置于特定的部门中。此类分级为在EPMO层级保持战略一致性,以及为在部门级PMO或VDO中特定的项目管理能力提供支持。

任何类型的PMO或VDO都是基于组织需要设立的。有助于塑造PMO或VDO的关键影响因素包括:所交付项目的类型、组织规模、组织结构、集中/分散决策的程度以及企业文化。当组织的需要随着时间发生变化,PMO和VDO会相应发生演变。例如PMO可能转变为VDO,或者PMO可能在履行完毕其章程后关闭。

通过这些形式开展PMO工作,PMO则需要具备如下关键能力:

1、培养以交付和成果为导向的能力。

关注基于根据每个项目的独特特征,对各个过程和治理进行合理调整,从而有效率、快速且有效果地生成高质量的结果。

2、保持全局观。

忠于项目目标仍然是成功的一个关键要素。范围蔓延以及与战略或商业目标不一致的新优先事项可能使项目偏离方向。这些强大的PMO会评估项目的绩效,并密切关注持续改进。它们在组织总体成功的背景下评估工作,而非最大化特定项目的结果。它们为项目团队、高级管理层和业务部门负责人提供信息和指导,帮助他们理解支持制定决策所需的当前情况和选项。

3、持续改进、知识转移和变革管理。

强有力的PMO会定期在整个组织内共享项目结果,以转移从每个项目中获得的有价值的知识。学习和分享活动为战略和商业目标提供了信息,同时对可加强未来项目交付的活动予以改进。

要达成如上目标,需要PMO为更强大的收益实现而演变。通过专注于关键计划,建立智能而简单的过程,培养人才和能力,鼓励和促进变革文化而不断进行演变以应对挑战。这些挑战主要来自组织在面临不确定性加大,变革速度加快,竞争更激烈的环境下要向客户赋能,创造价值的需求。



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