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项目档案管理软件如何管理好工程文件

2019-12-02
       每个建筑工程项目总体质量的高低与建筑工程档案的完善与否有直接相关,科学有序的对建筑工程档案进行管理,不仅是工程档案部门的需求,那么怎样管理建筑工程文件呢?现在,我就整理出以下几点管理要素。

(1)建立健全施工文件档案智能化管理。施工文件档案管理为三个等级:工程项目经理向建筑企业主管生产的经理签定责任制;档案管理专业技术员向项目经理签定责任制;资料员向档案管理专业技术员签定责任制,明确责任人的责、权、利。责权利明晰化,使责任人知道具体的责任内容、权力范围和利益大小,真正认识工程档案在工程建设中的重要性,才能确保了档案的及时性与完整性。

(2)做好施工文件档案记录与收集。施工文件档案是对建筑质量情况的真实反映,各种资料必及时收集、整理。在工程开工之前,就要指定资料员对施工文件档案进行跟踪收集,及时做好分项分部质量记录,使施工文件档案的整理和工程进度取得同步。
 
(3)完善质量记录、做好施工文件档案整理。工程项目的质量是靠施工文件档案的记录来证明的。在整个工程项目的施工过程中,为了证明工程部位的质量状况,必须做到有完善的施工文件档案记录,做好资料整理和保管工作


 
建筑工程管理中施工文件档案管理存在的问题

1、
文件档案的资料收集困难
在建筑工程中,由于施工阶段的管理周期相对较长,施工技术管理的好坏直接反映在现场作业中,促使大多数施工单位将主要的精力集中在工地上,而忽视了对施工文件档案的管理工作。同时,施工人员由于工作量较大,或是素质不够高,态度不够配合,没有很好地配合档案管理人员的工作,部分施工人员甚至存在施工资料收集会延误作业、档案管理没必要等错误认识,也给施工文件资料的收集带来了一定阻力。此外,在工程项目的收尾阶段,往往由于大部分施工人员已离岗并投入新的岗位工作,召集起来十分困难,拖延了施工文件资料的整理时间。

2、文件档案管理混乱
从当前来看,建筑工程管理在日常的施工文件档案管理过程中,普遍存在着管理混乱的现象。集中表现在施工资料随意、散乱堆放等方面。例如在施工人员讨论施工资料完成后,某些施工人员会将其随手扔在桌上,便赶往施工现场;或是直接将施工材料带到施工现场指导员工作业。由于对施工资料的不重视,极为容易导致施工资料的丢失或损毁,不利于施工文件档案的正常管理。
 
3、存在严重的应付现象
除了上述几点之外,在施工文件档案管理的工作中,还存在着明显的应付现象。例如在收集、整理和编辑施工资料时,部分档案管理人员没有严格按照《建设工程文件归档整理规范》及相关规定执行,存在填写格式不规范,或是马虎填写等现象;对于施工资料是否完全属实也没有经过认真审核。而且在记录施工资料时,还存在着档案管理人员记录不及时的情况,严重影响到对施工文件档案的有效管理和控制。

工程文件材料的有效管理措施
 
1.在我国的工程项目建设中,不重视甚至忽视文件归档已经是一种常态,许多项目工程往往都是在快要进行工程验收时,才匆忙开始准备各种文件材料,这无疑就造成了文件资料归档不完整、难度大的问题。出现上述问题其主要原因是因为企业并未从思想观念上认识到工程档案管理工作的重要性。其次是因为这项工作其进行的时间一般正好与繁忙的工程施工同时,再加上其本身所具有繁杂琐碎和无利益性的特点,这便导致相关工作人员一般都把工作重点放在工地建设上,甚少关注资料归档,或者在情况允许之下被动的整理一点。像上面的这种资料整理、督导、检查不认真,极可能导致最后整个档案管理混乱不堪,更有甚者,资料缺失不全。为了避免这种现象的发生,我们可以定期或者不定期对业内的资料进行检查评比,以引起各方面的关注,尽量减少后期档案归档工作的堆积。必要时还可以把计量支付与强制措施对接起来,以为档案管理工作提供强有力的支撑。同时,相关的企业管理各部门以及档案管理部门要进一步落实建筑行业档案管理的法制建设工作,以使这项工作可以有法可依。

2.建立健全档案管理制度。这一措施可以为我们更好的进行工程档案管理工作打下坚实的基础。各建设单位应该从工程立项开始,也就是项目建设初期,就严格遵照国家相关的档案管理规范,并结合工程实际情况,制定符合自己工程发展的档案管理制度以及各项措施,以实现对工程档案的有效管理,进而保证档案资料与各种图纸的齐全、准确与标准。同时还要帮助勘查设计单位、各建设部门、施工单位等的相关工程档案管理人员及工作人员准确认识其应该在工程档案形成过程中所承担的职责,以有效规范资料收集与整理过程中的各个细节,进而保证工程档案管理可以与工程立项同步进行。

3.有效提高竣工档案的总体质量,以使这份资料可以在实际需要时发挥其凭证作用。一般的工程项目竣工验收,都需要工程项目管理人员与建设单位档案管理人员共同以工程档案的范围为准,对工程项目建设中所形成的各种文件进行有效的检查与审核,以及时查漏补缺,解决问题,保证竣工材料真实、完善,确保归档范围符合要求。同时还要认真贯彻好《工程竣工验收备案制》和《建设工程质量管理条例》等相关条文,严格把好竣工验收关,使竣工档案的验收与移交可以准确无误的进行,以达到档案验收与工程项目竣工验收同步同时进行。在正规移交或者移交正规合格的竣工档案时,一般建设单位会给予《建设工程档案合格证》,而不按规定移交或者移交的档案不合规定时,则不给予发放。

4.适当的对工程项目档案管理人员和相关技术人员进行专业培训,这不仅是提升工程档案质量的有效方法,同时也是展现企业传播其自身文化的重要途径。随着改革开放的不断深入以及现代建筑业的不断发展,现代企业的档案管理也逐渐呈现出了一些更为时代化的特点,因此,提高档案管理队伍的管理水平与业务素质也就刻不容缓。具体来说档案管理人员的业务素质主要包括三个方面:即服务的意识、质量以及水平。要努力提升档案管理人员的服务意识,以使其清楚的认识到其工作的重要性,进而自发自觉地提升自身的服务质量与服务水平。同时,档案管理人员还要尽快适应现代化管理技术以及设备,并科学运用现代化管理方法,以更好的为工程档案管理工作服务。最后,要及时更新档案管理人员的观念,并增强档案管理人员的责任心,以从思想意识层面使其真正领会与掌握档案管理工作的内容与相关规定,进而更为正确而灵活的将自身的专业技能运用在实际工作中。
 

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