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基于WBS的综合管理职能项目化探索

2021-03-29
     创盟项目管理系统小编,针对综合管理职能宽泛、内容复杂的现状,以 “项目化”为技术指导,以 “问题导向”为探索原则,以 “流程导向”为规范化方法,运用项目管理的理论和知识开展探索研究,实践了基于 WBS 的综合管理职能项目化管理的方法和思路,有助于综合管理规范化和精细化。
 
  XX公司中心综合管理职能包括行政管理、党群工作、人力资源和领导干部的管理、下属单位的综合管理与协调。综合管理业务增加了,职能综合了,综合管理需要精细化。精细化的目的可以简单地总结为: 复杂的事情简单化、简单的事情流程化、流程化的事情定量化、定量化的事情信息化。精细化管理要求工作内容的细化、考核指标的量化、工作流程的优化,流程上下游关系的协同化,工作交付成果文件的模板化,工作流程的标准化。综合管理虽然是一项管理职能,但在传统的管理模式下,难以应对精细化管理的要求和信息化条件下的业务发展节奏,不得不以解决问题为导向,探索指导综合管理的专业技术,以“创新驱动”的理念思考综合管理职能的发展。
 
  1 职能项目化发展现状
 
  国际项目管理发展出现了四个方面的重大变化,其中 “由项目的管理到项目化管理”是一个重要特点,它是指现代项目管理由 “项目的管理”向 “项目化管理”发展。前者是对实现项目目标全过程的管理,后者是通过项目组织方式实现长期性组织战略目标的管理。项目化管理本质是将组织中分散的、孤立的管理提升为对组织的系统性管理。当前国际项目管理发展呈现七个新特点,而项目化管理成为第一热点。项目化管理为组织职能项目化提供了理论指导,可以使综合管理职能得以规范化运行,综合管理职能向项目管理转变,基于职能项目化推进综合管理的专业化发展,从而使技术中心的战略通过综合管理的项目化转化为执行力得以落实。
 
  2 综合管理职能项目化的主要方法
 
  按照项目化管理本质要求和理念,可以把综合管理的日常工作系统地看作一个项目,使综合管理向项目管理转变。既然把综合管理职能看作一个项目,就要设法运用项目管理技术和知识,以项目管理技术改造综合管理职能,并指导综合管理的创新实践。
 
  2.1 基于WBS细化职能工作,探索综合管理的范围管理
 
  以项目管理技术为指导,结合项目化管理的新特点,基于项目管理的WBS工具,理论联系实际,提出了开发 “综合管理 WBS”的设想,并确定了综合管理工作分解适用原则。综合管理工作分解适用原则包括: 一是自上而下的原则,按照统一标准逐层、逐个树状分解; 二是百分之百原则,对每一个工作元素按一个分解标准穷举出其所有工作内容,确保一个WBS元素的下一层分解 ( 子层) 的工作总和必须等于上一层( 父层) 元素的工作内容之和; 三是独立性原则,每个WBS元素都应该代表一个独立的工作元素,不能重复或交叉,有较高的整体性和独立性,能实现工作的可管理、可分配和可考核; 四是编码唯一性原则,每一个WBS元素有且仅有一个编码,此编码可在整个综合管理中进行信息交流;五是适当细分原则,最底层WBS元素应在活动之上的工作包级,且可控和可测; 六是面向可交付成果原则,WBS要确保每个工作元素都有相应的交付物; 七是定期更新原则,一般可在年底进行一次更新。综合管理WBS的设计还需要明确设计方法,包括设计的输入依据、设计步骤、设计工具、WBS的核查和评审,以及综合管理WBS模板的确定。
 
  综合管理WBS第二层分解依据综合管理职能定位见图1,第二层分解元素见图2。其中,行政管理、党群工作、人力资源管理、领导干部管理和综合管理与协调依据了技术中心综合管理的组织定位和职责分工文件。按照综合管理工作分解适用原则,可以开发出综合管理WBS。
 
 
  2.2 基于WBS明确职责分工,探索综合管理的团队管理
 
  综合管理WBS是综合管理的团队管理的基础,再结合组织结构和岗位设置等情况,合理安排各岗位分工和职责权限,形成基于WBS的综合管理工作职责分工矩阵,依此落实责任机制。基于WBS的综合管理职责分工矩阵设计原则包括三个方面。一是以综合管理WBS为纵向,以组织结构和权限层级为横向,设置相应的负责人。二是职责权限可分为三级: 一级为领导级,负责人为技术中心分管领导,按领导分工文件划分; 二级为职能级,在技术中心综合处设置分管领导和具体负责人; 三级为执行级,在所属单位设置分管领导和具体负责人。三是每一项工作分解元素都应该有相应的领导和负责人。 创盟项目管理软件小编认为,要规范地开展基于WBS 的综合管理职责分工矩阵设计,还需要明确设计的输入依据、设计步骤、设计工具、责任分工矩阵的核查和批准等设计方法,确定基于WBS的综合管理职责分工矩阵模板。据此设计的基于WBS的综合管理职责分工矩阵,可以指导综合管理项目化的团队管理。
 
  2.3 基于WBS制订进度计划,探索综合管理的进度管理文章
 
  基于综合管理WBS 还可以开展进度管理,即依据综合管理WBS及职责分工矩阵,制订基于综合管理WBS的进度计划,进而以此监控工作进度,开展综合管理工作的进度管理。基于综合管理WBS的进度管理的步骤见图3,具体步骤包括: 一是设定WBS,可通过进度计划编制软件(Project)直接导入综合管理WBS及职责分工矩阵;二是估计时间,依据综合管理工作年度目标有关文件要求,确定综合管理活动定义、活动历时估算;三是设定节点,根据上述确定的目标和活动历时估算,再根据人员和其他资源等实际情况,设定活动开始和结束间、紧前和紧后工作,形成基于综合管理WBS的进度计划; 四是检查核、形成计划,对生成的进度计划进行检查和评审,平衡人员工作量、资源冲突等问题,确保计划的可实施性;五是进度监控,根据进度计划,监控工作进度,及时更新进展情况、完成率,设置进度前锋线,直观了解综合管理的进度情况;六是生成报表,必要时可以输出可视化的进度报表,作为进度管理的文件资料。
 
  基于WBS的综合管理工作进度管理还需要规范计划制订的依据、实现工具和方法,以及基于WBS的综合管理工作进度计划模板和进度监控模板。
 
  2.4 基于WBS明确工作标准,探索综合管理规范化
 
  综合管理的规范化可以通过明确工作标准来实现,而明确工作标准又可以利用综合管理WBS,即依据综合管理WBS,开发综合管理的WBS 词典。以此明确综合管理工作的定义和要求,进一步规范工作标准。WBS词典以综合管理WBS为纵向维,即工作内容维,并以WBS编号为WBS词典中工作说明的序号。
    WBS词典的横向维,即工作标准维,由每项具体工作(What) 、谁来做(Who)、何时做(When)、如何做(How)、为何要这样做(Why)、交付物和依据是哪个(Which) 这“5W1H”,这6个主要元素组成了工作说明。按照 “以 WBS 为线索,以工作内容维+工作标准维为结构”的模式,设计综合管理WBS词典 “工作说明”的模板,包括工作名称、WBS编号、负责角色等18个主要元素。综合管理WBS词典的设计,还需要明确设计依据、设计步骤及工作说明模板,并依此生成包含全部WBS工作元素说明的综合管理WBS词典。
 
 
  2.5 基于WBS梳理工作流程,探索综合管理流程可视化
 
      综合管理进一步规范化、流程化的另一个途径是基于综合管理工WBS的综合管理工作流程可视化,即梳理编制综合管理工作流程图及其说明,以流程驱动综合管理,提升综合管理工作效率。 综合管理工作流程的可视化,需要明确基于WBS的综合管理业务活动的细分、工作流程分级及编号和工作流程汇总目录等工作流程规划工作,包括工作内容分析、职能部门分析、前后关系分析、负责岗位分析、工作方法分析等工作流程设计的五项分析法,工作流程图涉及的工具软件、设计依据、绘制原则、注意事项、设计技巧等,并明确工作流程的改进和优化要求。 工作流程图应用Office组件中Visio(2007版)的“流程图”中的“跨职能部门流程图”模板。流程图纵向为时间进程,每个工作环节按时间先后排列;可以对所有工作环节划分阶段,一般阶段划分不超过5个; 流程图横向为职能部门,一般不超过5个,职能部门级别高低顺序从左到右依次排列; 流程中的工作环节一般不超过13个。每个工作环节要简明标识工作名称和序号,而且每一张工作流程图还应有设计、审核和批准签字。每个工作流程图都应对应一张工作流程说明表。其中,工作流程图编号即综合管理工作 WBS 中对应工作元素的WBS编号。如果该工作元素同时有两个及以上的流程图时可在编号后加序号,如“2.1.1-1”;工作流程图名称即流程图的主题; 流程序号即流程图中每个工作环节的序号; 流程工作名称即流程图中每个工作环节工作的关键词; 具体内容即流程图中每个工作环节工作的内容简介; 责任岗位即流程图中每个工作环节工作的责任部门中的责任岗位名称; 工作成果即流程图中每个工作环节完成应交付的成果名称。据此要求可以生成综合管理工作流程图集。
 
  2.6 构建综合管理成熟度模型,探索综合管理改进方向项目管理论坛
 
  项目管理成熟度模型是对项目管理成熟度的的测量标准,为组织的项目管理改进行动提供了逻辑路径,明确了优先顺序。因此,可以借鉴项目管理成熟度模型,构建综合管理的“五化成熟度模型”,将综合管理发展划分为专业化、规范化、标准化、数字化、信息化五个阶段(图6),并对其明确内涵和定义,从而以“五化成熟度模型”为改进方向,指导综合管理不断改进,最终达到精细、高效管理。
 
  3 实施效果
 
      3.1初步建成综合管理的项目化管理机制
 
  技术中心年度综合管理工作在综合管理项目化的指导下顺利开展,基本克服了工作头绪多与工作人员少的矛盾。同时,通过研究、探索和实60项目管理技术2015年第13卷第5期践,初步建成了基于综合管理项目化作业文件的项目化管理机制,包括综合管理项目化的范围管理作业文件:《技术中心综合管理WBS》和《技术中心综合管理WBS词典,这也是综合管理范围管理的工具和精细化的基础; 综合管理工作流程可视化作业文件: 基于WBS的《技术中心综合管理工作流程图集》,基本实现了基于综合管理 WBS的综合管理工作流程可视化; 综合管理工作分工责任制作业文件: 基于 WBS的《技术中心综合管理职责分工矩阵》,依此落实责任机制;综合管理进度管理可视化作业文件: 基于WBS的《技术中心综合管理工作进度管理》,探索了基于项目管理的综合管理工作进度管理方法; 综合管理成熟度作业文件: 综合管理的“五化成熟度模型”,依此指导综合管理不断改进。
 
  3.2 探索并掌握了综合管理项目化的方法
 
  运用WBS工具将综合管理职能按照确定的分解原则分解成相对独立、内容单一和易于管理的工作单元,有助于明确综合管理工作范围内的所有任务,探索和实践了基于 WBS 的综合管理项目化管理方法。基于WBS词典明确综合管理的工作标准,为综合管理的每一件工作提供标准化、制度化、工具化的要求和指导,探索和实践了基于WBS词典的综合管理标准化方法; 运用工作流程管理工具,探索和实践了基于WBS的综合管理工作流程可视化方法; 以综合管理WBS为依据进行职责分配和权限设定,确保每一项工作对应的责任部门都有相应的负责领导和负责人,探索和实践了基于WBS的综合管理责任落实方法; 利用综合管理WBS制订基于综合管理WBS的进度计划并对计划进行监控,探索和实践了基于WBS的综合管理进度管理方法; 借鉴项目管理成熟度模型,探索和实践了基于项目管理成熟度模型的综合管理改进方法。
 
  3.3 促进了管理文化的转变
 
  通过项目化探索和实践,以“项目管理技术”作为综合管理的专业理论指导,学习项目管理技术,参加国际项目管理资质认证,推进了综合管理的理论学习和交流的学习型组织文化的培育;以“流程导向”作为综合管理工作标准化的方法,不断完善综合管理工作流程可视化,促进了综合管理按章办事,培养了规范操作的严谨工作作风;以“问题导向”作为综合管理的创新方法,明确了创新的目的和途径; 以“5W1H方法”作为综合管理的问题解决方法,指导综合管理问题的解决。初步形成了项目管理理论指导下的问题导向管理探索文化。同时,培养了综合管理人才,提升了综合管理人员的管理水平和管理创新能力。
 
  4 结语
 
  本文基于综合管理职能项目化的管理创新成果,以 项目管理技术”为理论指导,以“职能项目化”为探索方向,以“问题导向”为创新原则,以“流程导向”为规范化方法,结合综合管理职能工作实际,以成熟的项目管理技术整合和指导现有的综合管理工作和业务,促进综合管理工作的流程可视化、指导标准化、操作规范化、管理精细化。综合管理职能项目化探索和实践的成果是在理论指导下的实践成果,具有可复制性和推广性。虽然综合管理职能项目化的探索和实践取得了初步成果,但是基于WBS 的综合管理职能项目化还需要不断探索和创新,规范相关制度和机制,以“五化成熟度模型”为改进方向不断完善综合管理工作。 

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