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如何有效的与项目相关方沟通

2021-05-13
本文由项目管理系统整理:项目管理永恒的主题是与人打交道。通常来讲,项目经理要面对几类人:客户、项目成员、领导。

在项目中要了解客户需求,将需求明确地传达到项目组,让项目成员了解有哪些工作需要做,在哪些时间节点上要交付哪些东西,以便能够做合理的规划。项目经理不能代替职能部门的工作,而是要将技术,生产规划,工艺制造,质保,采购,物流,包装等等各部门串联起来,将客户技术要求的输入变成最终产品的批产。

一个人埋头做事容易,但是要那么多人一起做事就很难,所以需要沟通。同时还要将项目最新的情况传达给领导,让他们了解项目的进展,存在哪些问题需要解决,这样才能够在项目进展出现问题时得到领导的支持,保证项目进度。

1、沟通最重要的是及时有效
及时有效的沟通可以借助各方面的经验和意见规避常见的风险。若沟通不及时,严重的情况会使开发方向偏离预定的目标,造成各方面无谓的资源投入并影响后续节点。及时有效的汇报,让管理层了解项目动态,并从更高层面为项目推进提供必要的支持和帮助。

沟通如此重要,项目经理需要在事先定义沟通原则。比如要规定每隔多久、要和哪些人,用什么形式沟通,沟通的内容是什么。与项目成员的沟通,可以让你清楚的了解目前项目的进展,时间计划是否需要调整。

对后续工作的风险预测起着至关重要的作用。项目组成员也知道有了问题在何时能够得到讨论和解决。彼此沟通,能促进事情顺利完成,而缺乏沟通,不仅人与人之间少了默契与配合,更是会招来客户的咆哮。

2、除了项目会议,还要定期向领导做沟通
把项目中的风险、困难通过合理的方式让领导知晓是一个重要的环节。这样你可以通过领导的视角重新审视项目中的风险,制定更好的风险应对方案。并且当项目遇到重大困难时,向上级申请资源时得到帮助的可能性也会越高。

很多沟通原则都是潜规则,如果你在一个部门时间做长了,对这些规则的运用会觉得是一件理所应当的事情,但是,你现在面对的是多个部门甚至多个单位,并且有的时候你的组员中有对公司、产品开发并是不很了解的新同事,在这种情况下,不把沟通规则说清楚,项目运行就可能出现很多预想不到的问题。

3、沟通是一门艺术
在进行沟通之前,项目经理应尽可能多地了解问题的信息,了解相关沟通方的立场和利益诉求,推演沟通可能出现的结果,并思考如何选择和回应。项目管理就需要沟通艺术,通过协调、讨论,使各职能部门达成一致意见,保障项目的顺利进行。
  
我们要做的是“告诉相关方他们想听的”要避免相关方的干预;要管理他们的期望和兴趣;需要跟相关方解释将发生什么样的改变;描述我们所期望的项目的最终状态;要避免相关方产生“没有人告诉我们”这样的抱怨。

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