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哪些项目管理工具能够帮助提高效率?

2020-01-12
   最近跟几个朋友吃饭聊天,共同的感慨是:事情越来越多,光靠脑袋和纸头,很难理清要处理的事情了。工欲善其事必先利其器。项目管理有一些简单的工具,能帮助提高效率。
 
   第一个要介绍的是计划表,它是项目管理的最基本工具,采用任务列表和甘特图的结合,对时间维度的把控较好。而项目管理追踪的就是项目的进度变化。它是一张二维的表格,横轴是时间,纵轴上是任务,进度条表示任务需要的时间长度,一些特殊符号表示重要节点。

 
怎样制作计划表呢?
   制定计划表有两个前置条件,第一个是要清晰地明确任务的范围,包括内容和时间期限,学名叫项目范围(project scope);第二个,是将任务进行了适当的拆解,专有名词叫WBS(work breakdown structure)。
 
项目任务分解是关键的一步。
   完整的项目流程可以分为启动、规划、执行、收尾四个环节,建筑工程项目系统的开发有自身的特点,根据开发的流程和特点整理为:启动,设计,招标,施工和报批验收等五大环节,其中报批环节是穿插在前四大环节中。
初步编制计划表时,不用特别细分,在每一个大环节下,再分解出一个层级的子项任务列表即可。 
 
   第二步,估算每个子项任务的完成时间,同时尽量将各子项任务按时间、程序或逻辑顺序排列。不同的阶段,子项的排列顺序依据不一样。比如,在启动环节的子项划分,依据的是政府报批流程或文件;在设计环节的子项划分,遵循的是设计流程,从概念设计、方案设计、扩初设计到施工图设计。

   第三步,将子项任务和完成时间对应,落入到前面制定的二维表格中。这时,你会发现,要在规定的时间内完成任务,是不可能完成的任务。
 
   第四步,调整,进入头痛环节。
1,重新分析每一子项的完成时间。时间的估算是技术活,需要基于经验和数据,颗粒度越细,越接近真实。
2,找出每一个子项的前序任务和后序任务,找出完成任务时间最长的那条路径,就是关键路径(critical path)
3,关键路径上的节点就是项目的重要节点(milestone),进度表的设计,要保证关键节点能按期完成。
4,“时间是海绵里的水,只要你愿意挤,总是有的”,灵活、合理地拆分或子项,能创造奇迹。比如,办公楼的招标图不一定要等施工图完成后才能开始准备,用50%的施工图就可以开始了,更激进的情况下,如果项目技术难度不高,用扩初图纸也可以准备招标文件。地上和地下部分可以分开报批,地下部分可以先行施工等等。

   第五步,检查。
时间表制定完成,检查下重要节点和关键路径,以及各子项任务,看看是否合理。
 
   第六步,加注释
图标制成,到此没有完成,还有一个重要的部分疏漏了,就是注释。
设计图纸上会有一些注释,详尽列出各种情况规避责任。项目管理的进度表,也是基于对很多情况的假定,工程的开发进程中,影响因素多如牛毛,“你有你的计划,而这个世界另有计划”,备注中清晰列明各种限制条件、前置条件,是保护自己的一种方式。
 
   其他:
管理的三要素是人、钱、事,项目管理的三要素是时间、成本、质量。进度表能反应项目在时间维度上的分配,仅有此表还不能展现项目的全貌。
如果在进度表的节点位置引出标注文本框,标注要注意的事项、会介入的专业或单位,增加其他维度的信息,可以从这张图表中得到更多的信息,勾画出更细致的轮廓。
 
根据项目类型和管理目标,选择适合的项目管理软件。项目管理工具不是最重要,适合的才重要
 

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